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Neues Datenfeld / Datenfeld bearbeiten

Um Datenfelder hinzuzufügen oder die vorhandenen zu bearbeiten, müssen Sie zunächst das Dialogfenster 'Datenfelder' öffnen. Klicken Sie dort auf 'Neu...', um ein neues Datenfeld zu erzeugen, oder wählen Sie ein Datenfeld in der Liste aus und klicken Sie dann auf 'Bearbeiten...', um dessen Eigenschaften zu ändern. Sie können auch direkt im Eingabebereich auf eine Datenfeldbezeichnung doppelklicken bzw. per Rechtsklick ein Kontextmenü öffnen und anschließend 'Datenfeld bearbeiten...' auswählen, um das entsprechende Datenfeld zu bearbeiten.

Datentyp
Hier legen Sie den Datentyp des Feldes fest. Wenn bereits ein anderes Feld vom Typ 'Datensatznummer' existiert, lässt sich dieser Typ nicht mehr auswählen. Beim Bearbeiten vorhandener Datenfelder lässt sich der Datentyp nur noch in engen Grenzen ändern. Felder vom Typ 'Datensatznummer', 'Zahl', 'Datum', 'Zeit', 'Nummerierte Liste' und 'Ereignisliste' können zwar in Felder vom Typ 'Text' umgewandelt werden, eine Rückumwandlung ist dann aber nicht mehr möglich.

Bezeichnung
Geben Sie hier eine Bezeichnung für das Datenfeld ein. Die Bezeichnung sollte darüber Aufschluss geben, welche Information später in des Feld eingetragen werden soll.

Breite
Legen Sie hier die Feldbreite in Bildpunkten (Pixel) fest. Diese Angabe wirkt sich auf die Darstellung des Feldes in der Eingabemaske aus.

Höhe
Für mehrzeilige Textfelder sowie für Felder vom Typ 'Nummerierte Liste' und 'Terminliste' können Sie hier die Höhe in Bildpunkten angeben. Diese Angabe beeinflusst lediglich die Größe des Feldes in der Eingabemaske.

Status
Hier können Sie den Status des Feldes ändern, was sich auf die Darstellung des Datenfelds in der Eingabemaske auswirkt. Normalerweise haben Felder den Status 'Aktiv'. Dadurch sind im jeweiligen Feld Eingaben möglich. Mit 'Gesperrt' und 'Deaktiviert' verhindern Sie, dass die im Datenfeld bereits vorhandenen Daten geändert werden können. Der Status 'Gesperrt' sorgt dafür, dass das Feld noch anwählbar ist und auch beim Navigieren durch die Datenfelder mit der Tabulator-Taste weiterhin angesprungen wird. Es lassen sich Ausschnitte markieren und über das Kontextmenü kopieren. Mit dem Status 'Deaktiviert' ist das Feld mit der Tabulator-Taste nicht mehr erreichbar, sondern wird einfach übersprungen. Auch das Markieren und Kopieren von Inhalten ist dann nicht mehr möglich. Der Status 'Unsichtbar' sorgt dafür, dass das Feld in der Eingabemaske und auch beim Ausdrucken einzelner Datensätze überhaupt nicht mehr erscheint.

Datentyp 'Datensatznummer':

Automatisch nummerieren
Beim Erzeugen eines neuen Datensatzes enthält das Feld bereits eine Nummer. Dazu wird die Datensatznummer des zuvor eingegebenen Datensatzes um eins erhöht.

Keine doppelten Nummern zulassen
Diese Option verhindert, dass zwei Datensätze dieselbe Datensatznummer erhalten. Wenn Sie eine Nummer eingeben, die bereits vorhanden ist, sorgt das Programm automatisch dafür, dass der Datensatz die erste freie Nummer erhält, die höher ist, als die von Ihnen vorgegebene.

Datentyp 'Text':

Feldtyp
Die ersten vier Auswahlmöglichkeiten erzeugen ein einzeiliges Textfeld. Die einfachste Variante davon ist 'Einzeilig', die anderen drei Varianten erzeugen ein Textfeld mit einer Auswahlliste (DropDown-Liste). Aus dieser Liste lassen sich häufig benötigte Texte einfach auswählen, so dass das erneute Eintippen überflüssig wird. Die Auswahl von 'Mit automatisch generierter Auswahlliste' bewirkt, dass sich die DropDown-Liste automatisch mit den Texten aus allen bereits vorhandenen Datensätzen füllt. Bei den Varianten 'Mit vorgegebener Auswahlliste' und 'Auswahl aus vorgegebenen Texten' können Sie die auswählbaren Texte unter 'Vorgegebene Texte' selbst festlegen. Beim Feldtyp 'Auswahl aus vorgegebenen Texten' ist lediglich die Auswahl eines in der DropDown-Liste enthaltenen Texts erlaubt. Andere Eingaben in das Datenfeld sind dann nicht möglich.
Die letzte Variante 'Mehrzeilig' erzeugt ein mehrzeiliges Textfeld, für das Sie auch die Höhe festlegen können. In mehrzeiligen Textfeldern können Sie mit der Eingabetaste Zeilenumbrüche bewirken.
Wenn Sie ein mehrzeiliges Textfeld in ein einzeiliges umwandeln, werden Zeilenumbrüche in den vorhandenen Daten jeweils durch ein Leerzeichen ersetzt. Möchten Sie Zeilenumbrüche bei dieser Umwandlung durch eine andere Zeichenfolge ersetzen, können Sie diese unter Optionen > Sonstige festlegen.

Vorgegebene Texte
Für die Feldtypen 'Mit vorgegebener Auswahlliste' und 'Auswahl aus vorgegebenen Texten' bestimmen Sie hier den Inhalt der DropDown-Liste. Geben Sie pro Zeile einen Auswahltext ein.

Text bei Eingabe automatisch vervollständigen
Textfelder mit Auswahllisten (Feldtyp 'Mit automatisch generierter Auswahlliste' bzw. 'Mit vorgegebener Auswahlliste') verfügen über die Möglichkeit, Texte bei der Eingabe automatisch zu vervollständigen. Das Programm schlägt dann den Text aus der Auswahlliste vor, der mit derselben Buchstabenfolge beginnt wie der gerade vom Benutzer eingetippte. Schalten Sie diese Option aus, wenn Sie dieses Verhalten nicht wünschen bzw. wenn Sie sich davon gestört fühlen.

Standardwert
Hier können Sie einen Standardwert für das Textfeld angeben. In jedem neuen Datensatz erhält das Feld dann zunächst automatisch diesen Wert. Für den Feldtyp 'Auswahl aus vorgegebenen Texten' lässt sich kein Standardwert angeben. Hier ist immer der erste der unter 'Vorgegebene Texte' angegebenen Werte vorausgewählt.

Datentyp 'Zahl':

Mindestanzahl Dezimalstellen
Hier können Sie festlegen, wie viele Dezimalstellen mindestens angezeigt werden sollen. Hat eine Zahl mehr Nachkommastellen als hier angegeben, wird keine Rundung vorgenommen, sondern es werden alle vorhandenen Dezimalstellen angezeigt.

1000er-Trennzeichen verwenden
Verwendet zur Formatierung von Zahlen das 1000er-Trennzeichen.

Welche Zeichen als Dezimal- und 1000er-Trennzeichen verwendet werden sollen, lässt sich unter Optionen > Sonstige festlegen.

Standardwert
Hier können Sie einen Standardwert für das Zahlenfeld angeben. In jedem neuen Datensatz erhält das Feld dann zunächst automatisch diesen Wert.

Datentyp 'Datum':

Erweiterte Zeitraumangabe bzw. ergänzender Text
Mit dieser Option können Sie in das Feld statt eines einfachen Datums auch zwei durch einen Bindestrich getrennte Datumsangaben eintragen und dadurch einen Zeitraum spezifizieren (z. B. "01/2011-03/2011"). Außerdem erlaubt diese Option die Angabe eines ergänzenden Textes hinter dem Datum (getrennt durch ein Leerzeichen), um Angaben wie "15.03.2011 oder früher" zu ermöglichen.

Standardwert
Hier können Sie einen Standardwert für das Datumsfeld angeben. In jedem neuen Datensatz erhält das Feld dann zunächst automatisch diesen Wert. Statt hier einen konkreten Datumswert anzugeben, können Sie auch "HEUTE", "DIESERMONAT", "DIESESQUARTAL" oder "DIESESJAHR" eintragen. In einem neuen Datensatz wird dann automatisch das aktuelle Datum, der aktuelle Monat, das aktuelle Quartal bzw. das aktuelle Jahr in das Datumsfeld eingefügt.

Datentyp 'Zeit':

Format
Wählen Sie hier, wie die Zeitangabe formatiert werden soll. Zwischen Stunden und Minuten steht immer ein Doppelpunkt, zwischen Minuten und Sekunden immer ein Punkt.

Auf 24 Stunden begrenzen
Wenn Sie nur die Eingabe von Uhrzeiten erlauben möchten, können Sie diese Option einschalten. Zeitangaben, die größer sind als 23:59.59 sind dann nicht zulässig.

Standardwert
Hier können Sie einen Standardwert für das Zeitfeld angeben. In jedem neuen Datensatz erhält das Feld dann zunächst automatisch diesen Wert.

Datentyp 'Nummerierte Liste':

Folgende Einstellungen wirken sich darauf aus, wie die Einträge (d. h. die einzelnen Zeilen) in der nummerierten Liste formatiert werden sollen. Diese automatische Formatierung findet immer dann steht, wenn Sie das Eingabefeld verlassen (z. B. wenn Sie mit der Tabulatortaste zum nächsten Eingabefeld springen).

Mindestanzahl Stellen für Nummern
Wählen Sie hier, wie die Nummern in der Liste formatiert werden sollen, z. B. immer mindestens zweistellig. Kleineren Zahlen werden dann entsprechend viele Nullen vorangestellt.

Automatisch Punkt und Leerzeichen einfügen
Mit dieser Optionen wird in den einzelnen Zeilen jeweils zwischen der Nummer und dem Text automatisch ein Punkt und ein Leerzeichen eingefügt, falls Sie selbst dies bei der Eingabe einmal vergessen sollten.

Sortiert
Hiermit werden die Einträge in der Liste automatisch in aufsteigender Reihenfolge sortiert. Alle Zeilen, denen keine Nummer vorangestellt ist, werden dabei ganz oben in die Liste eingeordnet.

Datentyp 'Terminliste':

Sortiert
Mit dieser Option werden die Einträge in einem Terminlisten-Datenfeld beim Verlassen des Feldes automatisch sortiert. Die Sortierung erfolgt dabei in aufsteigender Reihenfolge nach dem am Anfang einer Zeile stehenden Datum. Zeilen ohne Datumsangabe werden ganz nach oben verschoben.