DatuBiX

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Datensätze exportieren (Text-/CSV-Export)

Sie können die in einer DatuBiX-Datei erfassten Datensätze auch im CSV- bzw. Text-Format exportieren und diese so in anderen Programmen weiterverarbeiten (z. B. in einer Tabellenkalkulation oder einem anderen Datenbankprogramm). Wählen Sie dazu "Datensätze exportieren..." aus dem Extras-Menü.

Zu exportierende Datenfelder
Wählen Sie hier aus, welche Datenfelder exportiert werden sollen. Zusätzlich zu den normalen Datenfeldern können auch die Namen der im Datensatz enthaltenen Bilddateien sowie die Web- und Dateilinks exportiert werden.

Dateiname
Klicken Sie auf den Schalter 'Auswählen...' und legen Sie fest, in welchem Ordner und unter welchem Namen die CSV-/Text-Datei gespeichert werden soll.

Zu exportierende Datensätze
Mit 'Alle Datensätze' werden alle in der Datei enthaltenen Datensätze in der Standardsortierung exportiert. Die Option 'Nur in der Tabelle enthaltene Datensätze' exportiert nur die Datensätze, die aktuell in der Tabelle im Hauptfenster enthalten sind. Durch einen Filter kann die Anzeige dort auf eine Auswahl von Datensätzen beschränkt werden. Auch wenn kein Filter eingeschaltet ist, kann die Option 'Nur in der Tabelle enthaltene Datensätze' nützlich sein, denn sie sorgt dafür, dass die Datensätze in der Reihenfolge exportiert werden, in der sie gerade in der Tabelle sortiert sind.

Feldbezeichnungen in erster Zeile
Mit dieser Option werden die Feldbezeichnungen als Überschriften in die erste Zeile der CSV-/Text-Datei geschrieben.

Komplette Pfade für Bilddateien und Dateilinks
Ist diese Option eingeschaltet, werden die kompletten Pfadangaben von Bilddateien und per Dateilink in einen Datensatz eingebundenen Dateien gespeichert. Andernfalls werden nur die Dateinamen exportiert, ohne Angabe, in welchem Ordner sich diese befinden.

Bilddateinamen trennen durch
Sind in einem Datensatz mehrere Bilder enthalten, so werden die Dateinamen bzw. Pfadangaben durch die hier eingetragene Zeichenfolge voneinander getrennt. Ist die Option 'Anführungszeichen als Textqualifizierer verwenden' aktiv, kann in der Zeichenfolge das Kürzel "<ZW>" enthalten sein, das beim Export als Zeilenwechsel interpretiert wird.

Zeilenumbrüche in Listenfeldern ersetzen durch
Datenfelder vom Typ 'Nummerierte Liste' bzw. 'Terminliste' enthalten normalerweise mehrzeilige Texte, bei denen jede Zeile ein einzelnes Element darstellt (z. B. einen Termin, ein Ereignis oder einen Song auf einer CD). Damit diese Elemente beim Export zu einem einzeiligen Text zusammengefasst werden können, dabei aber trotzdem erkennbar voneinander getrennt bleiben, lässt sich hier eine Trennzeichenfolge angeben, z. B. ein Komma gefolgt von einem Leerzeichen. Zeilenumbrüche werden dann beim Export durch diese Zeichenfolge ersetzt. Die Eingabe ist aber nur möglich bzw. notwendig, wenn die Option 'Anführungszeichen als Textqualifizierer verwenden' nicht eingeschaltet ist, denn mit dieser Einstellung werden Zeilenumbrüche beim Export in eine CSV-Datei beibehalten. Ein Ersatz durch eine Trennzeichenfolge ist dann überflüssig.

Zeichencodierung
Wählen Sie hier die Zeichencodierung aus, die in der erzeugten Datei verwendet werden soll. Mit Windows/ANSI können Schrift- und Sonderzeichen aus anderen Schriftkulturen ggf. nicht dargestellt werden. Dies ist nur mit UTF-8 (Unicode) möglich.

Spaltentrennzeichen
Hier können Sie zwischen dem Tabulator und dem Semikolon wählen. Durch dieses Zeichen werden die Inhalte der Datenfelder eines Datensatzes in der erzeugten Datei voneinander getrennt. Das Semikolon sollten Sie nach Möglichkeit in Verbindung mit der Option 'Anführungszeichen als Textqualifizierer verwenden' nutzen, da Strichpunkte in den Daten sonst durch Kommas ersetzt werden.

Anführungszeichen als Textqualifizierer verwenden
Diese Option sorgt dafür, dass Datenfeldinhalte beim Export in Anführungszeichen eingefasst werden. Auf diese Weise lassen sich v. a. Zeilenumbrüche, die in mehrzeiligen Textfeldern und Listenfeldern enthalten sein können, beim Export beibehalten. Eine mit dieser Option erzeugte CSV-Datei kann jedoch nicht wieder fehlerfrei in DatuBiX importiert werden, sondern sollte lediglich zur Datenübernahme in andere Tabellenkalkulations- oder Datenbankprogramme genutzt werden.